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浅谈如何提高科技项目的申报质量

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2016-01-04 00:00:00.0

  1 概述

  “十一五”期间国家财政科技投入年均增长20%以上,2010年的国家财政科技投入资金已达到6980亿元,研发经费与国内生产总值的比例达到1.8%。在国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006━2020年)中提到“通过多方面的努力,使我国全社会研究开发投入占国内生产总值的比例逐年提高,到2010年达到2%,到2020年达到2.5%以上”。《国家“十二五”科学和技术发展规划》中也明确提出“十二五”时期科技发展主要指标之一就是在2015年研发经费与国内生产总值的比例要达到2.2%这一硬性指标,仅仅按国际经济刚刚复苏时期2010年的国内生产总值来计算,2015年的国家财政科技投入资金则不低于8500亿元,随着世界经济的回暖,2015年的国家财政科技投入资金有望达到万亿元以上。

  国家对科技创新的重视并投以数千亿的财政资金对相关行业领域企业的科研项目予以扶持,无疑给企业注入了一剂强心针,极大的鼓舞了企业进行科技创新的决心,但科技项目扶持资金的申请是近几年才实施起来的,各企业科技管理平、申报人员素质和所处行业领域不同,其申报材料质量也参差不齐。有不少企业虽有较好的项目,但因未理解申报要求、未把握好申报契机、申报材料未体现出项目的创新性和优势、项目技术水平仅仅处于国内先进,且申报材料撰写的严谨性和逻辑性不足,谬误之处多多等各种因素无法得专家评委的认可,因而纷纷落选。

  2 项目申报应注意的事项

  2.1 捕捉项目申报信息,开拓信息来源渠道

  2.1.1及时获取项目申报信息的意义

  现今的社会是信息化高度发展的社会,以往的战争中,“兵马未动,粮草先行”,这是兵家所遵循的规律,而信息化时代则更应重视和遵循“兵马未动,信息先行”的原则。在项目申报方面,项目申报信息的第一时间获取在整个项目申报活动中有着重要意义:

  ①先敌了解。这里的敌是指项目申报过程中存在的潜在竞争对手。若你能早于竞争对手之前获取信息,那么你将极大地提高项目申报的运筹谋划、计划组织、控制协调等指挥活动的时效性,从而大大缩短了项目申报的指挥决策周期。

  ②先敌发现。早于竞争对手之前发现本企业的现行不足之处,如:无《科技查新报告》、《检验报告》、个别证明材料已经过期或即将过期需补办等。因为不论是《科技查新报告》、《检验报告》还是个别证明材料需盖年审章或相关主管职能部门出具证明(如环保、纳税)等,办理起来都需要一定的时间,不是一蹴而就的,早发现便于早解决。

  ③先敌行动。现在大多数项目申报的时间都很短,个别项目申报时间甚至只有不到一周的时间。若早于他人获得该项目的申报信息,则有利于统筹安排早日组织材料进行申报,在充足的时间下,申报材料的质量也会远远高于后期临时汇编材料的企业。

  2.1.2项目申报信息的获取方式

  2.1.2.1历年来项目申报时间的规律

  有些项目的申报时间是有大致规律的,如每年12月左右进行的国家重点新产品、国家火炬计划、国家星火计划、每年3月和8月左右的民营科技企业认定,每年4月或7月左右的高新技术企业认定和复审、常年接受申报的省工程技术研究开发中心、科技成果鉴定等。这就需要项目申报管理人员脑海里有一个清晰的项目时间表,能妥善的做好项目申报规划,未雨绸缪的提前做好项目申报基础工作。

  2.1.2.2互联网信息

  在互联网信息发达的今天,不论是政府职能部门也好还是行业协会也好,只要他是一个正规部门有自己的独立网站,那么相关的项目、奖项申报信息都会在网站予以发布通知。若想获取项目申报信息最简洁的办法就是去相关网站浏览一下即可。

  这一点说起来简单,做起来难。之所以难就在于可申报的项目繁多、涉及的各级部门、行业协会也多,按项目类型分有科技、技改、经贸、信息产业、知识产权、节能、低碳、转型升级等,而每个项目又可细分成若干类,例如科技类项目又分省、市、县(区)产学研;省、市、县(区)科技奖;省、市、县(区)科技专项、工程中心、民营科企、重大专项、高新技术产品、重点新产品、火炬计划、创新基金等等。对于有一定规模实力和知名度的企业来说,这些项目的申报要随时留意国家科技计划项目申报中心、科技部、国家发展改革委、国家工业和信息化部、国家中小企业信息网、国家知识产权局以及省、市、区各类职能部门,还有相关的各类行业协会。

  有些项目你虽然不适合报国家级项目,但省或市乃至区以及行业协会的项目在符合条件要求的情况下企业是可以酌情申报的,虽然国家级项目申报时,国家会让省、市、区各级部门层层转发通知,但是就因为是层层转发通知,当企业接到通知时少则已经过去三天,多则已经过去一周乃至两周的时间了,留给企业的时间也很紧张了。所以建议项目申报人员在每天的例行工作中尽量把相关职能部门的网站浏览一下。

  2.1.2.3人际关系

  做项目申报人员若有心想做好这个工作,其实难度是很大的,除了对行业知识的要求外,还要对其它的辅助专业技能要熟识,并灵活运用,而这些都不难,最难的则是学做人。做了项目申报人员,尤其是全能型(各类型科技、经贸、技改、知识产权、名牌、商标等)的项目申报人员,其性格、脾气尤为重要,因为对内他的工作涉及到公司多个部门,对外他接触着多个政府职能部门和行业协会。若是一个口无遮拦、性格莽撞的人,往往本职工作没做好还得罪了人,使得大家之间产生隔阂,不利于工作。

  因此,想做好这份工作一要“管好自己的嘴巴”:该说的、能说的就说,不该说的、不能说的坚决不说;至于哪些能说哪些不能说,则要自己心里事先掂量好有一本账才行。二要管好自己的尾巴:不要以为自己有本事或者在知名大企业甚至最近取得了什么显著成绩就傲气十足,殊不知三人行必有我师,取得的成绩只能代表过去、只能代表所属公司的实力,并不能代表你自己。

  只有与同事、政府职能部门、行业协会以及同行(仅指项目申报行业)和自己交际圈的朋友关系融洽了,这样你在与他们交流的同时会学到不少东西得到不少有价值的信息。当你在项目申报过程中遇到问题请教别人时,别人才会热心指点。

  2.2项目申报书及可行性报告的撰写

  2.2.1申报项目的选题和项目名称

  申报项目的选题是否准确是申报工作能否成功至关重要的一步,也是开展项目科研的基础和关键。要做好项目的选题工作,就要掌握大量的信息,包括科技信息、市场信息、同行科研情况等。在充分明了项目申报指南后,找到最适宜的项目申报领域范围和题材并着手组织材料。

  项目的名称是项目的重要组成部分,是项目的重要信息点。项目题目出现问题,往往对项目申报材料乃至整个项目的研究方向带来不小影响。项目名称是项目申报材料最重要的信息点,它最能吸引专家和评委,并能给读者最简明的主题提示。在了解一个项目大致情况时,往往都是先看项目名称,由此可见项目名称的重要。项目名称的精妙,在项目可行性报告等申报材料中常常起到画龙点睛的作用;相反,项目名称如果给人不知所云的印象,往往会损失整篇项目申报材料的信息价值。

  总的来说项目名称应用简明、精确的词语体现出项目的研发方向或主要内容。名称应简洁,用字一般不宜超过20个汉字,切忌用拗口的用语和不大为同行所熟悉的符号、简称、缩写以及商品名称等。

  2.2.2可行性报告撰写的关键点

  项目可行性报告的撰写主要注意五个方面,项目的可行性、项目的创新性、财务数据的分析预测、研发单位及研发人员的资质以及知识产权等五个方面。

  2.2.2.1项目的可行性

  项目是否会被立项并获得财政资金扶持主要是看项目的实施可行性和含金量,项目可行性的撰写应侧重于国内外背景状况分析、项目实施存在的困难及准备采取的措施以及项目进度的合理安排。项目申请人要对项目实施的国内外背景进行分析研究对比,以及对可能存在的困难所采取的措施及对项目进度的合理安排。

  在日常项目申报中不少申报人员会将项目研发周期定得太短或者太长,这是因为他们没有掌握好尺度。项目研制周期太短,恐怕申报的项目在是否立项以及是否给予财政扶持还没有确定前,你的项目就已经结束了,这对你的申报工作不力,专家评委会认为项目既然已经结束了,无需申报立项和申请扶持资金了,你的申报工作也就白费。项目研制周期太长,会对项目进展的跟踪和扶持资金使用的监控造成难度,一般情况下也很难获得专家评委的认同。当然,特定行业的研制周期另当别论,如:生物制药等是按阶段计算。

  2.2.2.2项目的创新性

  无论什么科研课题必须要有创新性,这是申报书最当突出的特点。申报课题的创新都是要求在前人没有研究过的或是在已有研究基础上的再创造。研究的结果应该是前人所不曾获得的方法和结论,它可以是结合课题研究实践提出的新观点、新发现、新设想、新见解,也可以是通过研究建立的新理论、新技术、新方法或开拓的新领域,还可以是某个学科领域、制度、政策等方面的突破。

  针对创新性你可以通过该项目产品或实施后与同行业类似的项目产品或项目进行参数对比,通过数据对比结合文字描述,配以科技查新报告等材料来体现出该项目产品或项目的创新性。

  建议大家在平时要留意相关行业信息、收集同行的一些数据信息,在长期积累下当你的数据资源库达到一定程度时就不会为了对比数据而发愁。且在进行数据对比时要结合时下政策环境选取对自己有用的数据资源对比,如选取节能、降耗、环保、增效、信息化融合等方面的数据进行对比。

  2.2.2.3财务数据的分析预测

  申报材料中财务数据情况方面(含项目资金筹措安排)方面,要分析并说明公司财务状况良好,研发资金能及时到位可确保研发工作的开展,同时在研发资金投入与效益预测方面其数据要经得起考验,要平衡好两者关系。

  曾经记得某公司报区科技计划项目时,研发周期一年半的项目,其研发投入是上年年度销售额的6成左右,如此高的研发投入,企业的日常流动资金能满足其它方面的开销吗?这是要关注的首要问题。

  还有一个企业,投入不到千万的项目,其项目结束当年会有近4亿的收益、项目结束第二年有近7亿的收益,收益额度是否过高或者其收益计算方式是否有误,在现今如此高额利润收益的项目必然会引起专家评委关注。

  2.2.2.4研发单位及研发人员的资质

  新手在申报项目时,经常对研发单位研发能力的表述不到位,在对研发单位情况表述时经常用单位的企业简介,其实这一点不好。企业简介是对企业综合性的概述,对企业研发资质方面的表述不够全面和清晰,而在项目申报时专家评委不可能对所有企业的情况都十分清楚熟悉,只能通过文字上的表述来了解企业的研发能力,所以在做研发单位介绍时最好重点突出企业的研发能力和资质。

  项目申报时有一点细节也是一些初涉这个行业的人所忽略的,那就是项目负责人的资质。按规定,项目负责人必须是副高以上职称,也就是必须是有高级以上的职称资质,如果疏忽这一点在项目负责人信息栏录入中级甚至初级,那么在专家评委严格审查下十有八九会被刷选下来,如果项目是个非常好的项目而因此小小疏忽落选就真的不值了。

  2.2.2.5项目的知识产权情况

  在项目申报时一般会有相关的预期成果提供形式和数量要填写,当中涉及发明专利、实用新型专利外观专利申请和授权量,以及新产品、新材料、新装备、论文著作、技术标准和新工艺(新方法、新模式)等。在这里有一点通常的错误,那就是大多企业申报人员会将专利、新产品、论文著作、技术标准和新工艺等数据填写的过大,这一点在申报项目时虽然会让专家觉得项目取得的成果会很好,但是在后期合同书填写或者验收时就不利了。合同书填写时有些系统会有申报书和合同书内容对比的功能,当对比发现差距时系统会要求你给出合理解释,这对申报工作是不利的,在验收时专家评委验定通过的主要参考依旧之一也就是看专利、新产品、论文著作、技术标准和新工艺等是否与申报时填写数据相符。

  记得某信息产业的一朋友向我诉过苦,其单位有一项目纳入“863计划”,获得上千万专利资助,现临近验收时发现合同书中提到该项目相关申请授权的专利要达到上百项,可实际上相关专利目前才三十多项。故建议在填写预期成果提供形式和数量时,切忌过份夸大,一定要本着实事求是的态度认真评估。

  2.3项目申请资料的准备及装订

  项目申报工作涉及面广、所需资料多,不同的项目所需提供准备的资料大致相同,只是因为项目的侧重点不同其附件要求也就不同。项目申报的材料数据大多数情况下需与公司的研发部门、财务部门、营销部门、人事行政部门、生产制造部门、质管部门、环境管理部门等部门协同配合提供,项目申报人员如何搭建好这一个互通有无的信息沟通桥梁以及汇总这些资料进行排版装订是关键。

  搭建好与公司各部门沟通的桥梁在前文有提及这里也就不再表述了。在这里主要提一下项目附件材料的排版准备。

  2.3.1可行性报告的排版

  大多数项目申报都需提供可行性报告或者研制总结报告之内的文件,对这类文件的撰写我就不说了,仅提提这类文件版面排版的一些个人看法。因为这类文件是专家评委审核查看的重点,正常情况下排版布局会给专家评委一个先入为主的印象。排版简洁、美观、字体段落格式统一,可以增加一些印象分,专家评委在一个好心情的状态下对你的项目评估有着不可估量的作用。

  其实做到这一点也不难,在可行报告等文件中设计专门的封面,一方面可显示企业重视程度,同时也把相关项目负责人、联系人、联系电话、项目负责单位等信息表达出来;建立文件目录及页码,可便于快速查阅相关内容;文件中字体大小、格式和段落统一,因为有些信息资料是文件撰写者在网站或其他学术期刊上摘录来的,这些来自各处的资料往往字体、大小和段落都不统一,会整体的美观造成影响。

  2.3.2附件证明材料的排版

  正常情况下一个项目允许上传的文件数量不超过15个,PDF格式的文件大小需小于1.5M。为了你能将相关申报文件要求中提及的文件都上传,而申报过程中提供的专利资料和近几年的获奖证书较多时,切忌要将这些资料生成PDF格式文件后上传。

  在生成PDF上传这些文件前切忌要给这类文件一个目录,以便查看。例如:建立一个20个专利清单的文件目录,把目录连同授权专利证书的扫描件一起生成PDF文件。大多数人往往生成文件后不予以检查就上传了,其实这是错误的,在生成这类PDF文件的同时专家评委往往可看出项目申报人员的责任心与素质,以此推断该企业的重视程度与水平。

  因为大多数情况下《目录》往往是用WORD软件编制,而扫描件往往也有扫描精度的不同以及尺寸像素的不同,若直接将他们生成PDF文件,那么打开PDF文件阅览时,往往目录与图像大小不一致,不便于查阅,甚至《目录》中的顺序与PDF文件中图片的顺序不同。所以在排版布局生成PDF文件时除了考虑到最终文件的大小,更应考虑如何让生成PDF文件后《目录》与图片的尺寸大小一致,以及《目录》中的顺序与PDF文件中图片的顺序一致。

  2.3.3相关附件界面的质量

  这里相关附件界面的质量是指扫描件以及书面材料中附件的影印质量。有些人在扫描或复印相关证书时为了赶时间,往往将证书连带封壳一起扫描或复印。这样虽然速度快了,但是扫描或复印出来的质量就大打折扣了,整体的清晰度和美感会受到影响。甚至有些人证书扫描出来后根本不旋转就直接上传,专家评委网上审核材料时看起来得斜扭着脑袋看。己所不欲勿施于人,若你自己都觉得看起来不方便,为何不旋转图片后再上传呢!

  3结束语

  现在企业对科技项目申报工作越来越重视,申报要求和评审也越来越严,要想取得申报成功,只靠一时的努力是不够的,必须注重平时的积累,厚积薄发。在申报材料过程中要事先充分领悟文件精神,并换位思考,以专家评委的立场角度来审核文件,这样有助于发现问题、解决问题。

  实际工作中,科技项目申报对项目申报人的综合素质要求也是很高的,其知识面要广、信息面要广、文件精神的领悟能力要强、内外的沟通联系要能协调处理好,各类软件的操作要熟练,尤其是工作压力承受能力要强。

  要做到这些,除了平时注重加强信息积累,多和研发人员联系、多与公司内部和外部相关职能部门沟通外,也要关注政策的动向,并把握住其精髓含义,这样才有助于及时了解项目有关信息,必要时根据情况,对申请材料作出调整和补充。

  参考文献

  1.                  赵秀珍、杨小玲编著,科技论文写作教程,北京理工大学出版社,2005年4月;

  2.                  陈省平、李子和、李涛等编著,科技项目管理,中山大学出版社,2007年1月;